做好時間管理,不如改正工作習慣

 

要做好時間管理,與其花時間煩惱如何擬定規劃,把最多的工作塞進有限的時間表裡,

還不如徹底檢討、修正你的工作習慣或方式,減少時間的浪費。

 

作者:吳凱琳

 

時間管理的第1守則,就是“Do the right thing right.”(用對的方法做對的事情)。

但是多數人只做到前半段,卻忘了後半段。

翻開許多談論時間管理的書籍或文章,內容一定是告訴你,

如何依據事情的輕重緩急,設定優先順序。

但事實上,如何用對的方法做對的事情,其實更重要。

 

 

做事有方法,時間自然變多

 

交通大學資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學生1年要看完100本書,

當場引起大老闆們的激烈抗議。

工作的事情都處理不完了,怎麼可能還有時間讀這麼多書?

 

直到學期最後,大家才恍然大悟是怎麼一回事。

「我想測試看看,有幾個人可以找到最有效的讀書方法,」

黎漢林說。事後他才向EMBA學生解釋什麼是有效的閱讀方法,

從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中,抓住整本書核心概念,

再用簡短的字數描述這個概念,就能吸收到一本書的精華。

 

改善時間管理,不只是討論哪些事情該做、哪些不該做,

你還得更進一步改變做事方法,多注意平常忽略掉的小細節,

讓工作流程達到「最佳化」,大幅減少時間浪費。

 

該如何開始?美國卡內基訓練公司(Dale Carnegie & Associates)前執行長、

目前擔任史都華李文顧問公司(Stuart Levine & Associates)執行長的

史都華.李文(Stuart R. Levine),

在《關鍵時刻》(Cut to the Chase)這本新書提供了有用解答。

 

 

1. 思考要慢,執行要快。

 

有些事情一旦你決定了,就無法再回頭,或者事後得花雙倍的力氣去調整。

如果你真的想要節省時間,「第一次就要做對」是很重要的原則,

寧可事前多花點時間,仔細討論,想清楚再動手,

即使事後仍需要調整,但也不至於會太過離譜。

 

2. 再三確認,知道你該做什麼。

 

如果你一開始就會錯意,不清楚對方要的是什麼,就是在浪費時間做白工。

很多時候,甚至你覺得很清楚對方的意思,最後卻發現相差十萬八千里。

到底是對方沒說清楚,還是你的理解能力有問題?

 

假設你的主管要求你下星期報告最近的重大經濟趨勢,

你可以自己先設想,哪些內容會是主管想要的,然後立即和主管討論,

確定你們彼此之間的認知是一致的,就可以開始工作。

 

但是如果主管交代完,你就直接問比較細節的問題,

例如是哪些經濟趨勢,一時之間他可能也很難說清楚,不如先做大略的研究,

提出你初步的構想,再和主管確認最後內容的走向,會更有效率。

 

3. 時間壓力愈大,工作效率愈高。

 

規畫工作行程表時,不要只是列出該做的工作項目,還要在旁邊寫上預計完成的時間。

一旦有了時間限制,就有了限期完成的壓力,工作時會比較專注,而不會毫無限制的拖延。

 

4. 工作之前,先把辦公桌清理乾淨。

 

如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發現,

廚師在開始烹飪之前,必定會把需要用到的食材和工具依照先後順序整齊地排列好。

 

同樣的,工作時不要把時間浪費在找東西。

開始工作之前,請先空出一個乾淨的桌面出來,

再把可能需要用到的資料或物品,放在方便拿取的地方。

 

5. 向外求助,別閉門造車。

 

如果你新接某個工作或專案,先詢問有經驗的同事或主管,

什麼樣的工作方式最有效率,不要浪費時間自己去摸索,以免走錯方向。

 

平常,也應該多觀察他人不錯的工作習慣,自己多加學習,

例如如何整理檔案文件、管理客戶等,這些都是伸手可及、立即可用的方法,應多加利用。

 

6. 凡事主動,等待只是浪費時間。

 

每次當有人說「我再打給你」這句話時,就當作他沒說過。

請別浪費時間等待對方的回音,直接拿起電話打給對方,才是明智之舉。

 

或是,你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人,

先詢問他,你是否可以直接聯絡那個人,

一方面表示尊重,另一方面又可以節省等待的時間。

 

7. 改變自己,適應其他人的工作習慣。

 

工作的完成需要有很多人的共同參與,但是每個人習慣的工作方式都不一樣,

往往容易引起不必要的時間浪費。

 

要改變別人,不如先改變自己,順應別人的工作方式,讓流程的進行可以更有效率。

平常互動時,多觀察對方的工作習慣,或是他最討厭別人有哪些壞習慣,避免自己踩到地雷。

 

8. 成功也要花時間分析。

 

我們常要求自己了解犯錯背後的原因,避免下次再犯。

但是,你也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。

下次再遇到類似情況時,你才知道如何達到成果。

當你知道成功的原因,又能避免可能的錯誤,才能有絕對的把握。

 

 

避開浪費時間的4大元凶

 

提高工作效率的同時,也要避免浪費時間的活動。

鄧肯集團顧問公司(The Duncan Group)負責人及暢銷書作家陶德.鄧肯(Todd Duncan)

列舉出一般人最常見的4種浪費時間的原因。

 

1. 多做沒有必要的工作。

 

 

你之所以覺得時間不夠用,主要原因在於把時間浪費在沒有必要的干擾。

當然,干擾是無法避免的,總是有緊急事情需要處理,但是你還是可以做一些防範工作。

例如,你可以申請2個行動電話號碼,一是工作上使用,另外則是與家人或朋友聯絡時使用,

就可以避免在上班時間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話,減少無謂的干擾。

 

電子郵件的使用也是一樣。美國聖路易斯大學傳播學教授佩吉.透納(Paaige Turner)建議,

你可以依據不同類別的寄信人,設立不同的帳號,讓自己可以更有效管理。

另外也可以使用自動回覆的功能,告訴對方你在哪個時段才會回信,

這樣就可以安心地只在某個時段回信,

又不會讓對方覺得你工作效率不佳,沒有即時給對方回音。

 

最後,每天傍晚可以留大約半小時~1小時的時間,

用來回覆內容較為複雜、或需要詳細解說的信件,

一次就溝通清楚,而不是急著回覆對方,結果來來回回好幾次才搞定,這也是在浪費時間。

 

2. 當濫好人。

 

這種人不論別人有什麼要求,都照單全收。

特別是做業務的,為了搶生意,客戶各種無理的要求也忍氣吞聲的答應,

做了太多超出業務範圍以外的事情,其實大可不必這樣做。

 

你應該要自己設定界線,哪些可以為客戶做、哪些不可以,

只要有清楚的原則,客戶也會接受。

如果你自己沒有原則,只會讓對方得寸進尺,最後吃虧的還是自己。

 

3. 迷信科技產品。

 

科技產品確實能幫助我們增加效率,但是如果做得太過,也可能讓工作沒效率。

如果你已經有習慣的工作方式,例如你習慣用手寫筆記的方式排定行程表,

而且效果也很好,就不一定非得特地去買PDA。身上有太多科技產品,只會讓你疲於應付。

 

4. 重量不重質。

 

工作效率的衡量標準不是看你做完了幾件事情,而是這些事情的價值。

以業務來說,你的工作效率不在於完成多少筆生意,而是應該就你的投入與可得報酬來看。

也許今天你只拿到一筆生意,但是帶來的收益可能是過去半年的業績總和。

不妨現在就開始,重新檢討你的做事方法,改變浪費時間的工作壞習慣。

 

 

 

 

J(網路轉載,歡迎分享)

http://www.facebook.com/startbiz

文章來源:網路

在VEMMA真的沒有失敗的問題,只有時間的問題,以及你是不是真的"全心投入"堅持到底~~
加盟VEMMA簡單三步驟:
1.輕鬆免費註冊試用
2.仔細看 e-mail 收到的信件內容,若未收到請確認垃圾信件夾
3.仔細看VB網站及相關部落格內容和參與我們的線上辦公室(聊天室)及相關線上會議,主動聯繫指導教練,積極深入了解

這是《富爸爸窮爸爸》作者清崎唯一公開在媒體推薦的在家工作系統!
更是《秘密》作者包柏目前所運用的賺錢系統!!

喜歡 VEMMA 維瑪的自動跟進系統嗎^^? 歡迎您立即免費試用喔^^!
現在就可以立即開始讓 Vemmabuilder 系統幫你賺錢!!

 

 

http://www.vemmabuilder.com/857657905

美商維瑪 VEMMA 邀請您共創互助事業,全世界每一秒鐘都有人加入我們的行列!
機會稍縱即逝~請把握住這班已經啟動的成功列車!

 

 

 

加入試用後請與我聯絡,讓我引導你如何使用系統!
至於決定權依然在你身上,美文決不過問或推銷的唷!
(因為美文真的不會推銷...)

我們非常歡迎跟我們有一樣的理念的人一起做朋友一起打拼
如果你有skype,我能邀請你參加我們中文團隊學習聊天室一起討論
免費下載 skype>>>
http://skype.pchome.com.tw/do-download38.jsp
美文.jpg
 

記得加好友喔

SKYPE:bb09418590

即時通/及msna859078@yahoo.com.tw

0958-773-258 (台灣大哥大)

0981-290112(威寶)

VEMMA在美國創立6年,已成功拯救好多人的健康也製造出上萬個千萬富翁!

在您照顧健康的同時,就能順便賺到全世界的財富。

網路開店 網路創業 網路行銷 在家工作 兼職 網路工作 創業商機 直銷 傳銷 電子商務 健康生活 財務自由 VEMMA 美商維瑪 維瑪



 

在家工作 | 網路創業 | 如新 | 安麗 | 慢性病 | 防老 | 營養計畫 | 肝病 | 癌症 | 痛風 | 賀 寶 芙 | 財富第五波 | 兼差 | 養老金 | 終生俸 | 退休金 | 窮爸爸富爸爸 | 持續性收入 | 被動收入 | 家庭計畫 | 圓夢計劃 | vemma | 維瑪 | 聯盟營銷 | 網路營銷 | 聯盟行銷 | 網路行銷 | 傳銷 | 直銷 | 聯盟行銷 | 策略行銷 | 行銷 | program | 計劃 | 退休方式 | 引薦計畫 | 加盟展 | 創業平台 | soho創業 | 事業計畫 | 加盟創業 | 創業商機 | 兼職創業 | 賺錢平台 | 在家創業 | 網路平台 | SOHO族 | 宅經濟 | 在家創業 | 部落格賺錢 | soho | 財務自由 | 財務計劃 | 自在生活 | 百萬年薪 | 富裕生活 | 快速致富 | 秘密 | 成功 | 網創 | 網路工作 | 網絡商機 | 網路創業 | 網絡生意 | 網路事業 | 網絡賺錢 | 網賺 | 網路開店 | 網絡創業 | 網絡商機 | 網路空間 | 網絡營銷 | 低成本行銷 | 低成本創業 | 小本創業 | 小額加盟 | 打工 | 兼職收入 | 兼職機會 | 兼職加薪 | 替自己加薪 | 打工賺錢 | 兼職 | 兼職創業 | 商業資訊 | VB | 賺錢方法 | 旅行 | 職場第二春 | 事業經營 | 免費試用 | 電子商務 | 人生規劃 | 生意 | 老板 | 自由 | 宅經濟 | 系統跟進 | 健康 | 財富 | 自由 | 退休計畫 | 痞克邦 | 月光族 | 職場甘苦談 | 額外收入 | 投資 | 全球事業 | 科士威 | 保健 | 癌症 | GDI | 雲端事業 | 賺錢 | 投資理財 | 退休計畫 | 業務 | Top Sales | 賺錢系統 | 減重 | 減肥 | 致富方法 | ivip | 投資理財 | 股市 | 房地產 | 羅伯特.T.清崎 | 創業 | 吸引力法則 | 保健食品 | 旅遊 | 自由行 | 綠加利 | 基金 | 專業技術 | 期貨 | 黃金 | 賀寶芙 | 雙鶴 | 康寶萊 | 丞燕 | 加盟體系 | 找工作 | 104人力銀行 | 1111人力銀行 | 518人力銀行 | 永久 | 雅芳 | 克麗緹娜 | 營養補給 | 財富革命 | 地圖日記 | 樂多

 

 

文章標籤
創作者介紹
創作者 美文(芊蓁) 的頭像
美文(芊蓁)

美文 成功系統- 網路創業-在家兼職-微型創業-在家創業實現夢想美-網路創業家網站系統

美文(芊蓁) 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()